En nuestra asesoría fiscal, recibimos constantemente preguntas sobre los gastos de locomoción. ¿Cuándo se consideran exentos? ¿Qué documentación se necesita? ¿Y qué pasa si Hacienda los cuestiona? Este artículo nace de nuestra experiencia asesorando a decenas de empresas cada mes sobre cómo gestionar correctamente estos pagos y evitar sanciones tributarias.

¿Qué son los gastos de locomoción y cuándo aplican?

Los gastos de locomoción son aquellos importes que una empresa paga a sus trabajadores para compensar desplazamientos realizados fuera del centro habitual de trabajo por motivos laborales. Pueden cubrir transporte público, uso de vehículo propio, peajes, aparcamiento, etc.

Desde nuestra asesoría, tratamos con frecuencia el caso de empleados que usan su coche particular para trabajar, adelantando gastos que luego la empresa debe reembolsar. Si este proceso no se documenta correctamente, Hacienda puede considerar esos pagos como retribución, no como gasto deducible.

Importante: el trayecto casa-trabajo habitual no es locomoción exenta. Solo se consideran gastos de locomoción los desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual con finalidad profesional.

Gastos de locomoción frente a otros conceptos retributivos: aclaraciones esenciales

Es común confundir los gastos de locomoción con dietas, retribuciones en especie u otras partidas salariales. La Agencia Tributaria pone especial atención en estos errores.

Para que estos gastos no se consideren salario, deben:

• Estar vinculados a un desplazamiento real por trabajo.
• Estar perfectamente justificados.
• Respetar los importes máximos establecidos oficialmente.

Hemos presenciado inspecciones donde, por falta de justificación, la AEAT recalifica estos gastos como retribuciones, generando un coste inesperado en IRPF para empresa y trabajador.

Condiciones para que los gastos de locomoción estén exentos de IRPF

La exención fiscal no se aplica automáticamente. Debe cumplirse que:

• El desplazamiento sea estrictamente laboral.
• El trabajador salga de su centro habitual de trabajo.
• El gasto esté documentado (billete, factura, registro de kilómetros, etc.).
• Se respeten los límites económicos establecidos (por ejemplo, 0,26 €/km en 2024).

Nuestra recomendación como asesoría es clara: establecer protocolos internos de control, con procedimientos claros para solicitud, validación y archivo de cada gasto.

Documentación necesaria para justificar los desplazamientos

Documentar es clave. Hacienda exige evidencias claras de que el gasto es real, laboral y razonable:

• Billetes de transporte público con fechas, origen y destino.
• Facturas o tickets con importe y datos del proveedor.
• Registro o cuaderno de desplazamientos con:
  • Fecha
  • Origen y destino
  • Motivo
  • Kilómetros
  • Importe reembolsado
  • Tickets de peaje y aparcamiento

Como asesoría, vemos a menudo que el problema no está en el gasto en sí, sino en la falta de documentación. Sin ella, todo puede convertirse en salario a ojos de Hacienda.

Uso del vehículo propio: ¿cómo calcular el kilometraje deducible?

Cuando el trabajador usa su propio coche, el cálculo se basa en:

• Kilómetros recorridos x importe oficial (0,26 €/km en 2024)
• Peajes y aparcamientos: aparte, con ticket

Debe conservarse un cuaderno de kilómetros, con:

• Fecha
• Origen y destino
• Motivo del viaje
• Km de ida y vuelta
• Importe total
• Peajes/aparcamientos

Este registro es fundamental para defender la deducibilidad ante cualquier revisión de la AEAT.

Tratamiento fiscal de los gastos de locomoción en caso de inspección

Si Hacienda revisa estos gastos, sigue este proceso:

1. Solicita justificantes y registros.
2. Analiza coherencia y exactitud.
3. Si falta algo, recalifica el gasto como salario.
4. Exige retenciones, intereses y posibles sanciones.

Hemos asistido a empresas donde pequeños errores documentales han supuesto liquidaciones de miles de euros. Un buen control evita grandes disgustos.

Implicaciones en el IRPF y en el Impuesto de Sociedades

Errores en la gestión de estos gastos afectan tanto a la empresa como al trabajador:

Trabajador:

• Debe declarar ese gasto como ingreso si Hacienda lo recalifica.
• Paga más IRPF.
• Puede recibir una sanción si ya hizo la declaración.

Empresa:

• Pierde deducción en Impuesto de Sociedades.
• Debe ingresar IRPF no retenido.
• Puede ser sancionada por omisión de retención.

Criterios actuales de la Dirección General de Tributos

Las consultas vinculantes de la DGT son clave para entender el criterio oficial. La reciente V0540-24 aclara que:

• Debe existir desplazamiento fuera del domicilio habitual.
• Se exige justificación “veraz y completa”.
• El importe debe ajustarse a los límites establecidos.

Como asesoría, siempre recomendamos revisar las consultas vigentes para no cometer errores interpretativos.

Cómo implementar un sistema eficaz de control y registro de gastos

Recomendaciones desde nuestra experiencia como asesores fiscales:

• Protocolo de validación de gastos por parte del trabajador.
• Formulario de desplazamiento: físico o digital (Google Sheets, Excel, apps).
• Archivo digital ordenado por trabajador y mes.
• Actualización anual de importes oficiales por km.
• Supervisión periódica de los justificantes por parte del departamento financiero.

Responsabilidad de la empresa ante posibles contingencias tributarias

La carga de la prueba está en la empresa. Debe demostrar que el gasto:

• Fue real
• Fue laboral
• Estuvo debidamente justificado

Un sistema de control eficaz puede salvar a la empresa de una liquidación complementaria, sanción o inspección costosa.

Desde ISE Asesores, ayudamos a empresas a revisar sus protocolos de gastos de locomoción, implantar controles eficaces y preparar documentación que soporte cualquier requerimiento de Hacienda. Si quieres protegerte de riesgos fiscales, contáctanos.