¿Qué sector empresarial afecta el Real Decreto 933/2021? Y qué medidas deben tomar para el 2025

El Real Decreto 933/2021 representa un hito en la regulación de sectores clave para la economía española, como la hostelería y el alquiler de vehículos. 

En un país donde el turismo es uno de los motores principales de crecimiento, esta nueva normativa, aprobada en 2024 por el Ministerio del Interior de España, busca reforzar el control y la seguridad en el registro de viajeros.

En esta guía elaborada por ISE Asesores, te explicamos de manera clara y detallada todos los cambios que marcarán 2025 y cómo prepararte para su correcta aplicación.

¿Qué es el Real Decreto 933/2021?

El Real Decreto 933/2021 establece las nuevas obligaciones de registro documental e información que deben cumplir las personas físicas y jurídicas que operan en el sector del turismo.

Conocido también como el Registro de Viajeros, este decreto establece tres cambios fundamentales en cuanto a la recopilación y gestión de información, que afectan tanto a hoteles y establecimientos turísticos como a empresas de alquiler de coches:

• Registro obligatorio de todos los viajeros.
• Gestión de los datos conforme a la normativa RGPD.
• Comunicación directa e instantánea con las autoridades.

Es importante señalar que el RD 933/2021 aunque generó polémica y debate por las reformas que implica en la actividad turística, está en vigor desde diciembre de 2024 y fue publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Principales sectores empresariales afectados por el Real Decreto 933/2021

El Real Decreto 933/2021 y la última actualización del mes de diciembre del 2024 de cara al 2025 afecta, principalmente, a las empresas ligadas al sector del turismo. El renovado parte de viajeros establece obligaciones para empresas de alquileres de vehículos a motor, en negocios de establecimientos de hospedaje y también en plataformas digitales que ofrezcan estos servicios.

Reformas más importantes en el RD 933/2021 para el 2025

Para cumplir con el Real Decreto 933/2021 en 2025, los negocios relacionados con el turismo y el alquiler de vehículos a motor deben adoptar un sistema de gestión integral.

Pueden parecer muchos requisitos y tareas por realizar, pero lo cierto es que debes trabajar para adaptarte a la nueva normativa y no recibir sanciones, con multas estipuladas de hasta 30.000 euros para los infractores.

¿Qué medidas debes tomar con vistas a 2025?

• Registro detallado de viajeros: Deberás recopilar datos como el nombre completo, documento de identidad y nacionalidad de tus huéspedes, así como las fechas de entrada y salida. Para menores de 14 años, se registrará la identidad del adulto responsable.
• Gestión segura de los datos: Es obligatorio almacenar esta información de forma electrónica en sistemas homologados, garantizando su protección y confidencialidad según la normativa RGPD. Además, estos registros deben conservarse durante al menos tres años.
• Comunicación con las autoridades: Los datos recopilados deben ser transmitidos a las autoridades competentes en tiempo real o, como máximo, dentro de las 24 horas posteriores al registro del cliente. Para ello, es necesario utilizar plataformas seguras y certificadas.

Como empresa de turismo, tienes la obligación, a partir de 2025, de cumplir rigurosamente todas y cada una de las siguientes medidas.

Registro obligatorio de viajeros

Una de las principales disposiciones del Real Decreto 933/2021 es el registro obligatorio de todos los viajeros, con especial énfasis en la recopilación de datos personales para garantizar la seguridad ciudadana y cumplir con las obligaciones legales.

• Recopilación de los datos de los viajeros:
  • Nombre completo, documento de identidad (DNI, pasaporte o equivalente) y nacionalidad de los huéspedes.
  • Fechas de entrada y salida del establecimiento o alquiler del vehículo.
  • En el caso de menores acompañados (menos de 14 años), se requiere registrar la identidad del adulto responsable.
• Precisión en el registro y actualización de la información: Los datos deben ser registrados con exactitud y mantenerse actualizados en todo momento, evitando discrepancias que puedan comprometer la seguridad o la validez del registro.
• Ampliación de requisitos para establecimientos digitales: Plataformas digitales como Airbnb y otros servicios similares están incluidas en el Real Decreto 933/2021, debiendo adoptar sistemas para verificar los datos proporcionados por los usuarios y garantizar la transmisión segura a las autoridades competentes.

Gestión de los datos

La gestión de la información recopilada por parte de las empresas debe realizarse bajo estrictos estándares de seguridad y conforme a la normativa RGPD.

• Registro informatizado:
  • Los datos deben almacenarse electrónicamente en sistemas homologados que permitan su consulta por las autoridades en caso de requerimiento.
  • El registro debe mantenerse durante un período mínimo de tres años, asegurando su accesibilidad y protección frente a posibles accesos no autorizados.
• Protección de los datos personales de los viajeros:
  • Las empresas son responsables de garantizar la confidencialidad y el tratamiento adecuado de los datos personales recogidos, evitando su uso para fines no autorizados.
  • Es imprescindible llevar a cabo auditorías periódicas y actualizar los sistemas de protección para prevenir filtraciones o vulneraciones.
• Formación continua del personal: Los empleados encargados de gestionar los datos deben recibir formación específica sobre cómo manejar la información de manera segura y conforme a la ley.

Comunicación directa e instantánea con las autoridades

El tercer eje que establece el Real Decreto 933/2021 es la obligación de reportar la información recopilada a las autoridades pertinentes dentro de los plazos establecidos.

• Los plazos válidos para comunicar la información: Los datos deben ser transmitidos en tiempo real o, como máximo, antes de las 24 horas posteriores al registro del viajero en el establecimiento o al alquiler del vehículo.
• Uso de sistemas homologados por las autoridades:
  • Es obligatorio utilizar plataformas seguras y certificadas para la transmisión de la información. Estas herramientas deben estar configuradas para garantizar la encriptación de los datos durante su envío.
  • Las plataformas proporcionadas por la Guardia Civil o las autoridades locales son preferibles para asegurar la validez y cumplimiento normativo.
• Protocolos claros y precisos en caso de incidentes: Si se detectan inconsistencias o irregularidades en los datos de los viajeros, deben ser notificadas de inmediato a las autoridades, facilitando la cooperación en investigaciones.

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Preguntas frecuentes acerca del Real Decreto 933/2021

¿Qué objetivos persigue la aplicación para el 2025 del Real Decreto 933/2021 en España?

La normativa busca reforzar la seguridad ciudadana, garantizando que los datos de los clientes se registren y gestionen adecuadamente para prevenir actividades delictivas y mejorar la coordinación con las autoridades competentes.

¿Cuántos datos son en total los que están obligados a recopilar los sectores afectados por el RD 933/2021?

El Real Decreto 933/2021 establece que las empresas afectadas por la normativa deben recopilar un total de hasta 42 datos de los establecimientos y de los turistas.

A partir de esta cifra, sectores que estaban en contra de la medida la han bautizado, en forma irónica, como el “Gran Hermano Viajero” por la invasión a la privacidad de los mismos.

¿Existen excepciones a esta normativa para ciertos tipos de hospedaje?

No. La normativa aplica a todas las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos, sin importar si son gestionadas por empresas o particulares.

¿Qué pasa si un negocio no cumple con las obligaciones del decreto?

La falta de cumplimiento puede derivar en sanciones administrativas, económicas y legales, dependiendo de la gravedad de la infracción. Por ejemplo, multas de hasta 30.000 euros o la clausura temporal de la empresa.

¿Qué medidas deben adoptar las empresas para proteger los datos recopilados?

Implementar sistemas de encriptación, realizar auditorías de seguridad periódicas y formar al personal en protección de datos y cumplimiento del RGPD.