¿Qué contenido debe tener el registro horario?

En ISE Asesores hemos dedicado el recordatorio laboral de mayo de 2024 al REGISTRO HORARIO.

Todas las empresas que tengan uno o más trabajadores tienen obligación de llevar un Registro Horario.
El control de la jornada tiene un carácter diario y es independiente de la posible flexibilidad horaria de la que disponga el trabajador.

Esta obligación se traduce en:

Llevar un Registro Horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores.
Guardar esta información durante cuatro años.
Poner esta información a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.

¿Quién tiene que fichar?

Todos los trabajadores de la empresa con independencia de su contrato de trabajo y de su ubicación. Es decir, fichan tanto los trabajadores a tiempo parcial como a jornada completa, indefinidos, temporales y fijos discontinuos.
Antes, solo fichaban los trabajadores a tiempo parcial, pero ahora lo tienen que hacer todos.

Solo se libran de fichar determinados colectivos como:

Deportistas profesionales.
Altos directivos (con contrato de alta dirección).
Empleados de hogar.
Etc.

¿Qué contenido debe tener el registro horario?

El registro horario es un registro por trabajador y día de trabajo.
Tiene que quedar reflejado:

El inicio y el fin de la jornada.
Los descansos y paradas para comer, etc.
Tiene que permitir determinar cuántas horas ha trabajado, cada trabajador, cada día y si se han producido o no horas extraordinarias.

Tiene que cumplir una triple función:

Que sirva de base al trabajador para que pueda reclamar las horas que ha trabajado.
Que la empresa pueda determinar las horas que efectivamente se han trabajado para descontar las no trabajadas.
Que la Inspección de trabajo pueda verificar que el Registro Horario se ajusta a la realidad de las jornadas de trabajo.

¿Cómo se debe cumplimentar?

Se debe registrar la entrada al trabajo en el mismo momento que se produzca. Ni antes, lo que supondría un fraude para la empresa, ni después, lo que supondría un fraude para el trabajador (y la Seguridad Social).
Se debe registrar la salida en mismo momento que se produzca. Ni antes ni después, por las razones ya expuestas.
Se debe registrar las interrupciones (comida, permisos, etc.) en el momento del comienzo y al final de la interrupción para indicar la vuelta al trabajo.
Es decir, el Registro Horario tiene que permitir a un Inspector de Trabajo personado sorpresivamente en el domicilio de la empresa, saber cuántas personas hay en ese momento trabajando (y que coincida con la realidad, claro) mirando el Registro.

¿Cómo NO se debe cumplimentar?

Sería un problema que el Registro:

No reflejara la entrada al trabajo ese día de los empleados que efectivamente se encuentra en el centro de trabajo.
Que reflejara salida de empleados que permanece en el centro de trabajo.
Que estuviera en blanco los registros correspondientes a días anteriores.
Que estuviera rellenos los registros correspondientes a los días posteriores.
Que todos los registros diarios reflejaran hora de entrada «8:00» y salida «16:00», todos los días laborables del año sin la más mínima variación.
O que simplemente no existiera.

Así pues, debemos evitar que ninguna de las situaciones anteriores se produzca.

Infracciones y sanciones más habituales relacionadas con el registro horario

Según información del Ministerio de Trabajo las infracciones más habituales relacionadas con el registro horario son las siguientes:

No implementación de un sistema adecuado de Registro Horario.
Irregularidades relacionadas con la presentación de informes confusos, documentación incompleta, o falta de fichaje del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente.

El incumplimiento del registro horario constituye una infracción grave en materia laboral, y su penalización obedece a 3 factores de análisis:

• Sanciones muy graves: hasta 187.515 euros.

En este caso, se producen cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, o la no remuneración o abono de las mismas.

• Sanciones graves: de 626 a 6.250 euros.

Corresponden a errores en los registros, horas extras no computadas.

• Sanciones leves: de 60 a 625 euros.

Quedarían delimitadas a acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros.

¿Qué sistema utilizar para el Registro Horario?

1) Papel.
2) Mecánico (fichas)
3) Tarjetas de acceso
4) Software
5) Biométricos

1.Papel. Tras el varapalo de la AEDP al uso de sistemas biométricos, ha vuelta o cobrar vigencia el uso del Registro Horario en papel.
Es un sistema en el que cada trabajador tiene su hoja y en al que refleja cada día la hora de entrada y la hora de salida, firmando detrás de la entrada y detrás de la salida. OJO, se debe firmar nada más entrar y se debe firmar nada más salir. Las horas de entrada y salida, se apuntan también manuscritas, no siendo válidas las indicaciones preimpresas, pues no reflejarían la realidad sino la intención. No es válida una estimación de horas. Debe coincidir con la realidad.
Si están interesado en este sistema te enviamos la plantilla. Es gratis y fácil.

2). Fichas de tiempo. Son las típicas fichas que había la entrada de las empresas y que sellaban en un reloj. Hoy podría cuestionarse su validez pues permite su alteración.

3). Tarjetas de acceso. Es la versión moderna de las fichas en cartón. Cada trabajador lleva una tarjeta personal que la pasa por un lector a la entrada y la salida. El programa que registra el paso de la tarjeta no debe permitir alteraciones.

4). Software. El uso de software para el control horario es en este momento el sistema más eficiente ya que permite fichar desde un ordenador, una tablet en la entrada o desde el móvil para los trabajadores que no acuden a la empresa.
Se supone que el software no debe permitir manipulaciones.
Ya que haces el gasto, se puede aprovechar ese software y registro no solo para cumplir con la norma, sino para obtener información y gestionar los tiempos de trabajo en la empresa:

Hacer calendarios, controlar absentismos, sacar ratios de productividad.
Deslocalizar y controlar el comienzo y final de jornada en trabajadores desplazados a otros puntos diferentes de las instalaciones de la empresa. Estos ficharían con el móvil.
Facilitar la comunicación de horas y jornadas a la asesoría.

Si estás interesado en estos sistemas ponte en contacto con nosotros. En ISE estamos evaluando un par softwares que permitan la conexión con nuestro programa de nóminas.

5.Biométricos (huella dactilar y reconocimiento facial). Recientemente, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha determinado que estos sistemas, utilizados para el control horario, son equivalentes a datos personales que podrían identificar o perfilar a sus usuarios. Asimismo, considera que la normativa es insuficiente para justificar su uso para el registro de jornada frente a alternativas como tarjetas u otros. Por lo tanto, NO SE PUEDEN UTILIZAR.

RESUMEN:

Tienes que llevar un Registro Horario, usando en sistema que quieras, pero que proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.
La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.
Si todavía no estás usando ningún sistema, empieza YA por el de papel y ya cambiarás a otro.
Si ya lo estás usando comprueba que tu sistema cumple los requisitos indicados.

Si quieres saber más al respecto, y estar al tanto de la propuesta de nueva Normativa, visita nuestro artículo sobre resgistro de horario laboral ampliado.

Para cualquier aclaración no dudes en ponerte en contacto con nostros, tu asesoría laboral.

Un saludo